Web-sisällönhallintajärjestelmä - ominaisuudet ja käyttöönotto

Tietojärjestelmätieteen pro gradu –tutkielma. Tolvanen, Perttu Tapio. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 2007. 145 sivua. Tutkielma on kokonaisuudessaan ladattavissa pdf-muodossa. Html-muodossa tällä sivulla on tiivistelmä, sisällysluettelo, johdanto, johtopäätökset, yhteenveto ja lähdeluettelo.

Briefly In English: Master's thesis. Titled “Web Content Management System - Functionality and Implementation". 2007. University of Jyväskylä. Department of Computer Science and Information Systems. Field of Study: Digital Media.

Lataa tutkielma kokonaisuudessaan pdf-muodossa (145 sivua, 755kt):

Tiivistelmä

Web-sisällönhallinnan merkitys on kasvanut viime vuosina, mutta organisaatioiden web-sisällönhallintaan käyttämiä toimintamalleja ja tietojärjestelmiä ei ole tutkittu kovin paljon. Web-sisällönhallinnalle tunnusomaisia piirteitä ovat pienet sisältöyksiköt, älykkäät sivupohjat, metatietojen hallinnan korostunut rooli, sisältöjen personointi vastaanottajien mukaan sekä sisältöjen, rakenteiden ja ulkoasun erottaminen toisistaan. Laajamittainen web-sisällönhallintajärjestelmä on tarpeellinen organisaatiolle kun hallittavaa sisältöä on paljon, sisältö muuttuu usein ja sisällöntuottajia on lukuisia. Tämän tutkielman tutkimusongelmana oli: Kuinka web-sisällönhallintajärjestelmä otetaan käyttöön organisaatiossa? Aihetta käsiteltiin kirjallisuuskatsauksen ja tapaustutkimuksen avulla. Tapaustutkimuksen kohteena oli Jyväskylän yliopiston web-sisällönhallintajärjestelmähanke. Tutkimuksessa havaittiin, että web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto edellyttää 1) perusteellista valmistelu- ja suunnitteluvaihetta, 2) tietoa omien sisältöjen asettamista erityisvaatimuksista ja 3) tarkoin suunnitellun julkaisustrategian hallittaville verkkopalveluille. Merkittävimpänä erona perinteisten tietojärjestelmien käyttöönottoihin voidaan pitää organisaatiomuutoksen sijoittumista käyttöönoton jälkeiseen aikaan ja käyttöönoton jälkeisen jatkokehityksen tapahtumista ristiriitojen kautta etenevän mallin mukaisesti.

Avainsanat: web-sisällönhallinta, web-sisällönhallintajärjestelmä, käyttöönotto, käyttöönottostrategia, verkkopalvelut

Sisällysluettelo

1 Johdanto
2 Web-sisällönhallinta
2.1 Tausta
2.2 Tavoitteet
2.3 Web-sisällönhallinnan prosessi
2.4 Sisältöyksiköt, sivupohjat ja web-sivut
2.5 Web-sisällönhallintajärjestelmät
2.6 Web-sisällönhallintajärjestelmän valinta
3 Web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet
3.1 Yleiset järjestelmäominaisuudet
3.2 Web-sisällönhallinnan vakio-ominaisuudet
3.2.1 Sisällön koostaminen
3.2.2 Sisältökokoelman hallinta
3.2.3 Julkaisunhallinta
3.3 Lisäominaisuudet
3.3.1 Työnkulkujen hallinta
3.3.2 Toiminnallisuuksien hallinta
3.3.3 Personoinnin hallinta
3.3.4 Mittauksen hallinta
4 Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto
4.1 Käyttöönoton tavoitteita
4.2 Laajat tietojärjestelmähankkeet
4.2.1 Käyttöönoton vaiheet
4.2.2 Käyttöönoton strategiat
4.2.3 Käyttöönoton roolit
4.3 Web-sisällönhallintajärjestelmähankkeet
4.3.1 Käyttöönoton vaiheet
4.3.2 Käyttöönoton roolit
4.4 Yhteenveto: erityispiirteet web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotossa
5 Tutkimusmenetelmä ja kohdeorganisaatio
5.1 Tutkimusmenetelmä
5.2 Viitekehyksen esittely
5.3 Tutkimuksen käytännön järjestelyt
5.4 Kohdeorganisaatio: Jyväskylän yliopisto
5.5 Verkkoviestinnän kehittäminen Jyväskylän yliopistossa
5.6 Havaintoja samankaltaisista tutkimuksista
6 Havainnot yliopiston web-sisällönhallintajärjestelmähankkeesta
6.1 Web-sisällönhallinta ennen uutta tietojärjestelmää
6.1.1 Roolit ja prosessit
6.1.2 Sisältöyksiköt ja tietojärjestelmät
6.2 Web-sisällönhallinta uuden tietojärjestelmän käyttöönoton jälkeen
6.2.1 Roolit ja prosessit
6.2.2 Sisältöyksiköt ja tietojärjestelmät
6.2.3 Tietojärjestelmän jatkokehitystarpeet
6.3 Käyttöönottoprosessi
6.3.1 Valmistelu- ja suunnitteluvaihe
6.3.2 Käyttöönotto- ja ylläpitovaihe
7 Johtopäätökset
7.1 Yhteenveto Jyväskylän yliopistossa tehdystä tapaustutkimuksesta
7.1.1 Tausta
7.1.2 Tavoitteet
7.1.3 Muutokset web-sisällönhallinnassa
7.1.4 Web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet
7.1.5 Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto
7.2 Vertailu aiempaan tutkimukseen
7.2.1 Tavoitteet
7.2.2 Web-sisällönhallinnan prosessit
7.2.3 Web-sisällönhallintajärjestelmän valinta
7.2.4 Web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet
7.2.5 Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto
7.3 Tutkimuksen viitekehyksen ja tutkimusmenetelmän arviointi
8 Yhteenveto
Lähdeluettelo
Liite 1: haastattelurunko

Lataa tutkielma kokonaisuudessaan pdf-muodossa (145 sivua, 755kt):

Johdanto

World Wide Webin alkuvaiheissa 1990-luvulla ja 2000-luvun alkupuolella organisaatiot saattoivat uudistaa verkkopalvelunsa projektiluonteisesti muutaman vuoden välein. Verkkopalvelun sisältömäärien kasvaessa koko järjestelmän täydellinen uudistaminen muutaman vuoden välein ei ole enää kustannustehokas ratkaisu, vaan sisältöä on kehitettävä ja kasvatettava olemassa olevan verkkopalvelun puitteissa. Tällöin organisaatiot astuvat sisällönhallinnan monimutkaiseen maailmaan, jossa vanhaa sisältöä ei voi vain poistaa ja laittaa uutta tilalle, vaan sisältöä on hallittava koko sen elinkaaren ajan. Verkkopalveluiden liiketoiminnallisen ja yhteiskunnallisen merkityksen lisääntyessä yhä useampi organisaatio joutuu kohtaamaan näitä haasteita. Web-ympäristössä tapahtuvaa sisällönhallintaa ja organisaation sisäisiä prosesseja web-sisällönhallinnassa ei ole kuitenkaan tutkittu kovin paljon (Eschenfelder 2004a). Tämän tutkielman tavoitteena on osaltaan raottaa verhoa verkkopalveluiden sisältöjen hallintaan, eli web-sisällönhallintaan.

Tässä työssä käytetään käsitettä verkkopalvelut (engl. e-services) kuvaamaan vuorovaikutteisia, sisältökeskeisiä ja web-pohjaisia asiakaspalvelun kanavia (Baida, Gordijn & Omelayenko 2004). Tämän työn osalta myös rajallisempia määritelmiä voidaan pitää soveltuvina. Esimerkiksi Jussila ja Leino (1999) ovat määritelleet verkkopalvelun internetissä olevaksi multimedia- tai sisältökokonaisuudeksi. Verkkopalvelua käytetään tässä tutkielmassa myös synonyymina web-sivustolle, joka on Tietotekniikan termitalkoiden (2002) mukaan määritelty tietyn organisaation tuottamaksi tai tiettyä aihetta käsitteleväksi ja siten selkeän kokonaisuuden muodostavaksi web-sivujen joukoksi. Myös yrityksien sisäiset verkkopalvelut ja rajatuille kohderyhmille suunnatut verkkopalvelut kuuluvat rajauksen piiriin. Yrityksien sisäisistä verkkopalveluista käytetään nimitystä intranet ja rajatulle kohderyhmälle tarkoitetusta verkkopalvelusta extranet (Jussila & Leino 1999). Käsitettä portaali ei tässä työssä tietoisesti käytetä. Vaikkakin portaalia käytetään joskus synonyymina verkkopalvelulle, niin käsitteenä portaali on hyvin laaja ja epämääräinen (Cox 2006). Tämän työn puitteissa portaali ymmärretään kapeasti vain useita verkkopalveluita kokoavaksi verkkosivustoksi, jolla ei ole omaa sisältöä hallittavanaan, ja täten työssä ei käsitellä lainkaan esimerkiksi portaalien hallintajärjestelmiä.

Verkkopalveluita tuotetaan hyvin erilaisiin käyttötarkoituksiin. Esimerkiksi Gibson, Punera & Tomkins (2005) ovat jakaneet tutkimuksissaan verkkopalvelut seitsemään kategoriaan: 1) esite-tyyppiset verkkopalvelut, 2) tuotekatalogi-tyyppiset verkkopalvelut, 3) yhteisölliset verkkopalvelut, 4) asiakirjojen jakeluun painottuneet verkkopalvelut, 5) uutispalvelut, 6) henkilökohtaiset sivustot ja 7) portaalit, jotka sisältävät pääasiallisesti linkkejä muiden tuottamiin sisältöihin. Kategorioiden laatimisessa ei ole otettu huomioon alle 200 sivun kokoisia verkkopalveluita. Lisäksi verkkopalvelut voivat luonnollisesti olla yhdistelmiä näistä kategorioista. Web-sisällönhallinnan kannalta nämä kategoriat edustavat kuitenkin hyvin sitä laajuutta ja monipuolisuutta, mitä erilaisten organisaatioiden verkkopalveluissa on. Yhdistävänä tekijänä kaikille verkkopalveluille on tarve hallita sisältöjä, niiden määrää, tyyppejä ja elinkaarta. Web-sisällönhallinnan kannalta suurimmat haasteet syntyvätkin suurista kokonaisuuksista, joissa on hyvin monentyyppisiä sisältöjä (Honkaranta & Tyrväinen 2005). Lisäksi haasteet kasvavat sen mukaan mitä suurempi määrä ihmisiä osallistuu näiden sisältöjen tuotantoon, muokkaukseen, julkaisuun ja ylläpitoon. Näiden sisältökokonaisuuksien hallinnoimisessa keskeisessä asemassa ovat web-sisällönhallintajärjestelmät. Omiin tarpeisiin soveltuvan web-sisällönhallintajärjestelmän valinta ja käyttöönotto ei ole kuitenkaan yksinkertaista. Markkinoilla on tuhansia erilaisia web-sisällönhallintajärjestelmiä ja onnistunut käyttöönotto edellyttää laajaa asiantuntemusta. (Boiko 2005) Tässä tutkielmassa käsitellään näiden tietojärjestelmien ominaisuuksia, käyttöönoton vaiheita ja käyttöönotossa tarvittavia rooleja.

Tutkielmassa keskeisiä käsitteitä ovat metatieto, sisältöyksiköt, dokumentit, sisällönhallinta, web-sisällönhallintajärjestelmä ja tietojärjestelmän käyttöönotto. Metatieto (engl. metadata) tarkoittaa yleiseltä määritelmältään tietoa tiedosta (esim. Lyytikäinen 2004). Metatiedot voivat olla organisaatiokohtaisia tai yleisiä. Yleisiä metatietoja ovat esimerkiksi sisällön luontipäiväys, laatijan nimi, otsikko ja asiasanat. Metatietoja tarvitaan esimerkiksi silloin kun sisältöä etsitään, järjestetään uudelleen tai vertaillaan eri versioita. (Samela 2002) Sisältöyksikkö (engl. content unit) tarkoittaa tietokokonaisuutta, johon on liitetty hallinnointitarkoituksiin käytettävää metatietoa. Tämänkaltainen sisältöyksikkö voi olla esimerkiksi dokumentti, tiedosto, komponentti tai kappale asiakirjasta. (Honkaranta & Tyrväinen 2005) Sisältöyksiköistä käytettäviä synonyymeja kirjallisuudessa ovat muun muassa sisältökappale, sisältökomponentti ja sisältöelementti (Boiko 2005; Friedlein 2003; Honkaranta 2003). Dokumentti (engl. document) tarkoittaa itsenäistä loogista sisältöyksikköä joka on tarkoitettu ensisijaisesti ihmisen tulkittavaksi (Honkaranta & Tyrväinen 2005). Sisällönhallinta (engl. content management) on laaja käsite, joka liittyy moninaisten sisältöjen, kuten tekstimuotoisten dokumenttien, web-sivujen, videoiden, kuvatiedostojen, sähköpostiviestien ja tietokantojen sisältöjen hallintaan (Honkaranta 2003). Web-sisällönhallintajärjestelmä (engl. Web content management system) tarkoittaa verkkopalveluiden sisällönhallintaan erikoistunutta tietojärjestelmää. Tietojärjestelmän käyttöönotto (engl. implementation of information system) tarkoittaa tässä tutkielmassa koko sitä muutosprosessia, joka organisaatiossa tapahtuu uuden tietojärjestelmän hankinnan, määrittelyn, koulutuksen ja tuotantokäytön aloittamisen seurauksena (Laudon & Laudon 2004).

Tämän tutkielman tavoitteena on kuvata web-sisällönhallintaan käytettävien tietojärjestelmien piirteet ja web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönottoprosessi organisaatiossa. Tutkimusongelmana tutkielmassa on: Kuinka web-sisällönhallintajärjestelmä otetaan käyttöön organisaatiossa? Lisäksi kartoitetaan mitkä ovat web-sisällönhallintajärjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia. Tutkimusmenetelminä on käytetty kirjallisuuskatsausta ja tapaustutkimusta. Tapaustutkimuksen kohteena on Jyväskylän yliopiston vuosina 2004–2006 toteuttama web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönottoprojekti. Luvussa 2 esitellään web-sisällönhallinta ja web-sisällönhallintajärjestelmät. Luvussa 3 esitellään web-sisällönhallintajärjestelmien tärkeimmät ominaisuudet. Luvussa 4 vertaillaan perinteisten tietojärjestelmien käyttöönottoa ja web-sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottoa. Luvussa 5 esitellään tutkimusmenetelmä ja kohdeorganisaatio. Luvussa 6 raportoidaan tutkimuksen havainnot. Luvussa 7 esitetään johtopäätökset tutkimuksesta ja arvioidaan tutkimusta. Luku 8 on yhteenveto.

Lataa tutkielma kokonaisuudessaan pdf-muodossa (145 sivua, 755kt):

Johtopäätökset

Tässä luvussa tiivistetään tapaustutkimuksen havainnot, analysoidaan havaintojen merkittävyyttä ja arvioidaan käytetyn tutkimusmenetelmän onnistumista. Tapaustutkimuksen havaintoja verrataan teoriaosuudessa esiteltyihin malleihin ja viitekehyksiin. Luvussa sovelletaan Yinin (2003, 116-120) esittelemää mallien vertailumenetelmää (engl. pattern matching).

Yhteenveto Jyväskylän yliopistossa tehdystä tapaustutkimuksesta

Tutkielman tutkimuskysymys oli: "Kuinka otetaan käyttöön web-sisällönhallintajärjestelmä?". Tapaustutkimuksen tutkimuskysymyksiä olivat esimerkiksi: 1) millaiset olivat web-sisällönhallinnan prosessit?, 2) kuinka web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto vaikutti prosesseihin?, 3) millaisia vaiheita oli web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotossa?, 4) kuinka web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton vaiheet vastasivat kirjallisuudessa esitettyä vaiheistusta?, 5) muuttuivatko web-sisällönhallintaan osallistuneiden henkilöiden roolit web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä?, 6) olivatko web-sisällönhallinnan tarvitsemat resurssit muuttuneet uuden tietojärjestelmän myötä?, 7) millaisia muutoksia oli tapahtunut sisältöyksiköiden määrässä, koossa ja tallennusmuodossa web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton vaikutuksesta?, 8) mitä uusia ominaisuuksia web-sisällönhallintajärjestelmä toi organisaation käyttöön?, 9) mitä ominaisuuksia käyttäjät hyödynsivät?, 10) mitä ominaisuuksia käyttäjät kaipasivat? ja 11) vastasivatko web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet kirjallisuudessa annettua kuvaa web-sisällönhallintajärjestelmän tärkeimmistä ominaisuuksista?

Tausta

Verkkopalvelu www.jyu.fi -osoitteessa oli perustettu 1990-luvun alussa (verkkotunnus myönnetty 1.1.1991) ja käynyt läpi monenlaisia muutoksia sen jälkeen. Yliopistoille tyypillisesti myös www.jyu.fi oli kasvanut ja kehittynyt hajautetusti ilman keskitettyä ohjausta. Verkkosivustot olivat varsin passiivisia eivätkä tarjonneet laajalti ajankohtaista sisältöä, eikä sisällön ajantasaisuuteen voinut aina luottaa. Eri yksiköiden verkkosivustot olivat kehittyneet vailla yhtenäistä linjaa. Kehitys oli tapahtunut pääasiassa opiskelijoilta ja sivuston kävijöiltä tulleen palautteen mukaisesti. Merkittävät kehityshankkeet oli tehty yleensä palkkaamalla ulkopuolista työvoimaa. Pääasiallisesti sisältö oli kehittynyt pienissä palasissa. Yliopiston henkilökunta oli vastannut verkkosivuista yleensä oman toimen ohessa. Eri puolilla yliopistoa oli aikaisemmin käytössä useita kymmeniä erilaisia ylläpitoratkaisuja ja -työkaluja. Ylläpitotyö oli varsin keskittynyttä avainhenkilöille ja jokainen teki työtä hyvin itsenäisesti. Ainoastaan sisältötyö tapahtui useimmilla ylläpitäjillä Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelmassa, mutta juurikaan muuta yhteistä ei työvälineiden ja -tapojen puolesta ollut. Vanhan järjestelmän heikkoudet katsottiin olevan erityisesti puuttuvissa varamiesjärjestelyissä sekä verkkoviestinnän matalassa resursoinnissa ja vähäisessä kiinnostuksessa verkkoviestintää kohtaan.

Uusi web-sisällönhallintajärjestelmä otettiin tuotantokäyttöön yliopistossa vaiheittain alkaen 2005 kesällä. Yliopisto siirtyi reilussa vuodessa noin 50 hengen ylläpitäjäjoukosta yli 300 aktiiviseen ylläpitäjään ja toteutti samalla erittäin laajan kehityshankkeen jossa uudistettiin koko verkkopalvelun hallintajärjestelmä sekä tehtiin merkittävä sisällöllinen uudistus. Tapaustutkimuksen haastattelut ajoittuivat marras-joulukuulle 2006.

Tavoitteet

Yliopiston hankkeen keskeisimpinä tavoitteina oli 1) yhtenäistää yliopiston verkkopalvelukokonaisuutta sekä 2) tarjota ylläpitäjille yhtenäiset työkalut. Sisällöllisesti vanha verkkopalvelukokonaisuus oli ollut varsin staattinen ja tarjosi kävijöille lähinnä esite-tyyppistä perustietoa organisaation toiminnasta. Uudistuksen myötä kaikille yksiköille tarjottiin välineet tuottaa sivustolle laajempia sisältökokonaisuuksia ja julkaista ajankohtaisia uutisia. Monen yksikön verkkopalvelu laajenikin uudistuksen myötä varsin kattavaksi tietokokonaisuudeksi jossa oli paljon ajankohtaista tietoa, tuotekatalogi-tyyppistä tietoa (kurssikokonaisuudet), ladattavia asiakirjoja sekä kohdennettua tietoa pienemmille kohderyhmille. Uutta verkkopalvelukokonaisuutta voisikin kuvailla hyvin kattavaksi, jatkuvasti päivittyväksi organisaation viestintäkanavaksi sidosryhmilleen. Yhteisöllisiä tai vuorovaikutteisia osioita ei sivustoille kuitenkaan haluttu tuoda vielä tässä vaiheessa. Myös henkilökohtaiset esittelysivut haluttiin pitää organisaation verkkopalvelusta erillään.

Muutokset web-sisällönhallinnassa

Sisällöntuottajien määrä oli kasvanut moninkertaiseksi uuden web-sisällönhallintajärjestelmän myötä, ja ylläpito-osaaminen levinnyt siten organisaatiossa useammille henkilöille. Uuden web-sisällönhallintajärjestelmän myötä sisällöntuottajien työstä oli tullut merkittävästi "verkkokeskeisempää". Myös ajankohtaisen tiedottamisen merkitys oli kasvanut. Ylläpitotyön kuvailtiin tehostuneen merkittävästi, mutta kokonaistyömäärä oli pysynyt samana, koska verkkosivuihin liittyviä työtehtäviä oli tullut paljon lisää.

Web-sisällönhallinnan käytännön toteutusta selvitettäessä todettiin, että perusprosessi sisällöntuottajilla ei ollut muuttunut merkittävästi verrattuna aikaan ennen uutta web-sisällönhallintajärjestelmää. Tekstejä kommentoitiin edelleen paperitulosteiden ja sähköpostiviestien avulla ja sisällöntuotanto tapahtui pitkälti käyttäen Microsoft Wordia. Julkaisuvaiheesta oli poistunut tiedonsiirtoon käytettävä FTP-ohjelma, mutta muuten työvaiheet olivat pysyneet melko samoina.

Web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet

Web-sisällönhallintajärjestelmän tärkeimpinä ominaisuuksia haastatellut henkilöt pitivät 1) julkaisujen ajastamista, 2) sivupohjien hallintaa, 3) rajapintoja ja järjestelmäliitäntöjä, 4) sisällön muokkaamista sekä 5) yleisiä järjestelmäominaisuuksia, erityisesti käyttöoikeuksien hallintaa. Tärkeimpinä puuttuvinä ominaisuuksina sisällöntuottajat pitivät 1) linkkien ja viittauksien hallintaa, 2) versionhallintaa, 3) mittauksen hallintaa, 4) laadunvalvontaominaisuuksia sekä 5) sisään- ja uloskirjautumisen hallintaa.

Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto

Hanke lähti liikkeelle hyvin nopeasti vuoden 2004 loppupuolella. Uudistustarpeita tuli monelta suunnalta ja ratkaisua lähdettiin hakemaan kahden tiedekunnan kanssa tehtävästä pilottiprojektista. Ensimmäinen uudella alustalla oleva verkkopalvelu julkaistiin kesällä 2005 jolloin hanke lähti nopeasti laajenemaan koko yliopiston tasolle.

Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto oli jaettavissa kahteen erilaiseen vaiheeseen: 1) valmistelu- ja suunnitteluvaiheeseen sekä 2) käyttöönotto- ja ylläpitovaiheeseen. Haastateltavat käyttöönottotiimin jäsenet tekivät selkeän eron vaiheiden välillä ja kokivat ratkaisevaksi siirtymäpisteeksi tietojärjestelmän luovuttamisen sisällöntuottajien itsenäiseen käyttöön.

Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton valmistelu- ja suunnitteluvaihetta eräs haastateltava kuvaili jopa "pelottavan nopeaksi", koska ajanjakso, vaiheen aloituksesta, tietojärjestelmän valintaan ja asennukseen, kesti vain muutamia kuukausia. Tänä aikana moni tehtäväkokonaisuus vietiin läpi minimiresurssein ja jopa mutkia oikoen (esim. järjestelmän valinta, koulutuksen suunnittelu, visuaalisen ilmeen suunnittelu, järjestelmän asennus, järjestelmän konfigurointi). Samanaikaisesti toteutettu sisältöuudistus vei myös paljon resursseja valmistelu- ja suunnitteluvaiheelta.

Siirtymävaihe, vanhasta verkkopalvelusta uuteen, oli kokonaan yksiköiden vastuulla, mutta yksiköissä ei ollut julkaisuun liittyvistä toimenpiteistä riittävästi asiantuntemusta. Yksiköt vastasivat itsenäisesti tiedotuksesta, sisältöuudistuksesta, sisältöjen siirrosta ja julkaisustrategiasta. Käyttöönottotiimi keskittyi koulutuksien järjestämiseen, sisällöntuottajien tukemiseen ja tietojärjestelmän konfigurointiin sekä räätälöintiin. Julkaisustrategiat valittiin yksiköissä sen perusteella mikä sopi parhaiten oman yksikön henkilökunnalle. Tämän seurauksena monen yksikön siirtymävaihe oli sekava ja vailla ohjausta. Useimmat siirtyivät myös usean kuukauden siirtymäajalla jolloin käyttäjien kannalta sekava ajanjakso oli varsin pitkä.

Vertailu aiempaan tutkimukseen

Jyväskylän yliopiston hanke vahvisti erityisesti Goodwin & Vidgenin (2002) väitteen, että vaikka web-sisällönhallinnan perusidea on helppo ymmärtää, niin sen käytännön toteutus voi olla hyvin haastavaa toimintaa. Yliopiston hankkeessa haasteita toivat erityisesti eri liiketoimintayksiköiden erilaiset vaatimukset ja toimintamallit. Laajan organisaation tietojärjestelmät vaativat myös monenlaisia integraatioita web-sisällönhallintajärjestelmään.

Tavoitteet

Hankkeelle asetetut tavoitteet liittyivät lähes kokonaan laadullisiin parannuksiin. Yksiköt halusivat 1) helpottaa ylläpitotyötä ja 2) modernisoida verkkopalveluitaan. Yliopiston viestintä ja Tietohallintokeskus halusivat yhtenäistää sekavaa kokonaisuutta ja tuoda yksittäiset verkkopalvelut keskitetyn tietojärjestelmän alaisuuteen. Verkkopalveluiden ylläpidosta syntyneet kustannukset eivät olleet muodostuneet ongelmaksi, joten todennäköisesti tämän takia ei myöskään työnkulkuja koettu tarpeelliseksi kehityskohteeksi. Ylipäätään hankkeessa ei ollut tavoitteena muuttaa olennaisesti ylläpitäjien toimintamalleja, vaikka näiden tiedettiin olevan varsin kirjavia. Viestinnän ja tietohallinnon kaipaamat 1) yhtenäisyys ja 2) hallintamahdollisuudet olivat selkeästi tärkeimmät tavoitteet hankkeessa. Yksiköiden omat tavoitteet olivat kokonaishankkeen kannalta toissijaisia. Täten hankkeen tavoitteita ei voida pitää aivan tyypillisinä, koska on esitetty (Friedlein 2003; Nakano 2002), että tyypillisesti tavoitteet liittyvät sekä kustannustehokkuuden parantamiseen että laadullisiin parannuksiin.

Jyväskylän yliopiston web-sisällönhallintajärjestelmälle asetettuna tavoitteena voidaan pitää myös Robey, Ross ja Boudreaun (2002) kuvailemaa monimutkaisuuden hallinnan parantamista. Utrenskin yliopistoon verrattaessa (Schelleman 2006) voidaan todeta, että erityisesti yliopistoille on tyypillistä tavoitella hajallaan olevan tietojärjestelmäkokonaisuuden yhtenäistämistä.

Toisaalta monet tyypillisiksi määritellyt tavoitteet eivät ilmenneet Jyväskylän yliopiston hankkeessa. Esimerkiksi Yunker (2002) on korostanut monikielisyyden merkitystä verkkopalveluiden kehittämisessä, mutta näin ei ollut Jyväskylän yliopiston kohdalla. Myöskään esimerkiksi Friedleinin (2003) korostama personointi ei ollut mukana edes tulevaisuuden suunnitelmissa. Sisältöjen uudelleenkäyttö eri puolilla organisaatiota ei myöskään tuntunut olevan yliopisto-organisaation kohdalla keskeinen tavoite, vaikka Boiko (2005) ja Rockey (2003) sitä varsin keskeisenä tavoitteena pitävätkin.

Monet puheissa mukana olleet tavoitteet eivät taas konkretisoituneet käytännössä lainkaan. Esimerkiksi yksiköiden kaipaama henkilöriippuvuuden väheneminen ei toteutunut, koska työnkulkuihin ja toimintamalleihin ei hankkeessa kiinnitetty huomiota. Myös yhteisen sisältöpolitiikan osalta uudistus jäi puolitiehen, koska vain ulkoasuelementtejä ja navigaatioita yhtenäistettiin koko yliopiston tasolla. Esimerkiksi Rockley (2003) sekä Goodwin ja Vidgen (2002) ovat korostaneet työnkulkujen merkitystä uudistusten pysyvyyden varmistamisessa. Täten on todettava, että saavutettujen uudistusten pysyvyys saattaa olla jatkossa uhattuna, koska pitkällä tähtäimellä kaikkein keskeisimmät asiat, työnkulut ja sisältöpolitiikka, jätettiin uudistuksen ulkopuolelle.

Web-sisällönhallinnan prosessit

Luvussa 2 esitelty kuvio 1 havainnollisti Goodwin ja Vidgenin (2002, 68) viitekehystä web-sisällönhallinnan prosesseille ja tunnisti seitsemän kokonaisuutta: 1) sisällön elinkaari, 2) muut tietojärjestelmät, 3) työnkulkujen yhteensovittaminen, 4) organisaation muutos, 5) tiedonhallinta, 6) metatietojen hallinta ja 7) sivuston hallinta. Näistä alueista sisällön elinkaari oli Goodwinin ja Vidgenin mielestä keskeisin, mutta he korostivat myös muiden osa-alueiden merkitystä. Jyväskylän yliopiston hankkeessa sisällön elinkaaren hallintaa ei ollut mietitty etukäteen. Sen sijaan huomiota oli kiinnitetty esimerkiksi muiden tietojärjestelmien vaatimiin rajapintoihin, tietojen keskitettyyn tallentamiseen ja sivustokokonaisuuden hallintaan. Vähäiselle huomiolle olivat jääneet työnkulut, organisaation muutos sekä metatietojen hallinta. Goodwin ja Vidgen (2002) ovatkin todenneet, että organisaatioille on hyvin tyypillistä jättää juuri työnkulkuihin ja organisaation muutokseen liittyvät asiat käsittelemättä.

Goodwinin ja Vidgenin (2002) esittämän sisällön elinkaaren näkökulmasta on myös huomattavaa, että ainoastaan sisällön varastointi ja julkaiseminen olivat helpottuneet uuden web-sisällönhallintajärjestelmän myötä. Uusi web-sisällönhallintajärjestelmä ei esimerkiksi ottanut kantaa millään tavalla sisällön arkistointiin ja tuhoamiseen. Myöskään erilaisia ylläpitäjärooleja ei otettu Jyväskylän yliopistossa käyttöön joten laadullisia muutoksia web-sisällönhallinnan rooleissa ei todennäköisesti tapahtunut. Lisääntynyt toiminnan ”verkkokeskeisyys” ei ollut myöskään vielä vaikuttanut yksiköiden resursseihin tai henkilökunnan toimenkuviin. Käyttöönotettu uusi tietojärjestelmä ei myöskään tukenut merkittävästi sisällön elinkaaren hallintaa, koska esimerkiksi linkkien ja viittauksien hallinnan puuttuminen teki kokonaisuudesta herkästi rikkoutuvan. Sisään- ja uloskirjaamisen hallinnan puuttuminen mahdollisti päällekkäiset muokkaukset laajalta ja jatkuvasti kasvavalta ylläpitäjäjoukolta (yli 600 ylläpitäjätunnusta, joista noin 300 aktiivisia joulukuussa 2006). Versionhallinnan puuttumisen takia ei sisältöversioilla ollut jäljitettävyyden mahdollisuutta eikä sisällöntuottajien tekemien virheiden korjaaminen ollut mahdollista. Mittauksen hallinnan puuttuminen teki myös kokonaisuuden seurannan hyvin vaikeaksi, ja esimerkiksi sisältöjen käyttöastetta tai navigointiratkaisujen toimivuutta ei voinut mitata.

Sisällöntuottajien näkökulmasta uusi web-sisällönhallintajärjestelmä oli helpottanut työtä merkittävästi, mutta käytännössä sisällöntuottajien työprosessista oli poistunut vain tiedonsiirtoon käytetty FTP-ohjelma. Monille sisällöntuottajille uudistus oli tosin tärkeä, koska FTP-ohjelman käyttäminen oli koettu vaikeaksi. Web-sisällönhallintajärjestelmän tarjoamiin mahdollisuuksiin suhteutettuna tämänkaltainen tehostaminen on kuitenkin vain kosmeettinen muutos.

Web-sisällönhallintajärjestelmän valinta

Yliopiston hankkeen osana suoritettu tietojärjestelmävalinta tapahtui hyvin nopeassa aikataulussa ja vähäisin resurssein. Web-sisällönhallintajärjestelmän valinnassa olivat painottuneet viestinnän edellyttämä yhtenäisen ulkoasun vaatimus, tietohallinnon vaatimukset käyttäjäoikeuksien hallinnalle ja integrointimahdollisuudet muihin tietojärjestelmiin. Yksiköiden vaatimuksista oli painottunut lähinnä helppokäyttöinen käyttöliittymä. Valinta kohdistui kehittäjille jo aikaisemmista hankkeista tuttuun, avoimen lähdekoodin web-sisällönhallintajärjestelmään, Ploneen. Web-sisällönhallintajärjestelmän valinnassa keskeisin ero kirjallisuuden kuvailemaan prosessiin (Robertson 2006; Boiko 2005; Friedlein 2003; Rockley 2003) oli, että verkkopalveluhanke aloitettiin web-sisällönhallintajärjestelmän valinnasta eikä verkkopalveluiden suunnittelusta. Täten uusien verkkopalveluiden asettamat vaatimukset web-sisällönhallintajärjestelmälle eivät olleet vielä valintavaiheessa tiedossa. Täten on oletettavaa, että vaikka valintaprosessi olisi ollut kattavampi niin edellytykset harkittuun valintaan olisivat joka tapauksessa olleet puutteelliset.

Hankkeen kokonaiskustannuksiksi arvioitiin kahden ensimmäisen vuoden ajalta lähes 200 000 euroa. Hankkeessa hyödynnetty avoimen lähdekoodin tietojärjestelmä ei luonnollisesti edellyttänyt lisenssimaksuja, mutta tietojärjestelmän ylläpito ja kehittäminen oli vaatinut jatkuvia kehityskustannuksia. Myöskään tietojärjestelmän loppukäyttäjien käyttämää aikaa tietojärjestelmän opetteluun ei sisällytetty kustannuksiin. Onkin todettava, että tietojärjestelmän valintaan käytetty aika ja resurssit olivat hyvin minimaaliset suhteessa hankkeen laajuuteen. Tietojärjestelmän ylläpito ja mukauttaminen vastaamaan sisällöntuottajien vaatimuksia oli myös vaatinut melkoisesti resursseja joista oli syntynyt huomattavasti kustannuksia. Valittua avoimen lähdekoodin tuotetta ei voinut ainakaan pitää kovin viimeisteltynä kokonaisuutena, joten voidaan kysyä, että olisiko kaupallisen vaihtoehdon valinta ollut loppujen lopuksi kovin paljon kalliimpaa?

Web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet

Valitussa web-sisällönhallintajärjestelmässä oli muutamia selkeitä kehitystarpeita. Keskeisimmät järjestelmästä puuttuneet ominaisuudet olivat: 1) linkkien ja viittauksien hallinta, 2) versionhallinta, 3) mittauksen hallinta, 4) laadunvalvontaominaisuudet sekä 5) sisään- ja uloskirjautumisen hallinta. Lisäksi joidenkin toimintojen kohdalla oli havaittu vajavaisuuksia.

Järjestelmän valinnassa Tietohallintokeskus oli painottanut erityisesti yleisiä järjestelmäominaisuuksia, joten oli jonkin verran ristiriitaista, että valitun tietojärjestelmän kanssa oli koettu paljon suorituskykyongelmia. Suorituskykyongelmien ratkaisua oli myös vaikeuttanut valitun tietojärjestelmän arkkitehtuuri, joka ei tukenut helppoa suorituskyvyn skaalautumista.

Myös tietojärjestelmän helppo räätälöitävyys oli ollut keskeinen valintaperuste. Kuitenkin haastatteluissa korostettiin yhteisön toimesta tapahtuvaa tietojärjestelmän nopeata kehittymistä ja uusien versioiden kehittyneitä ominaisuuksia. Tästä syystä omaa räätälöintityötä ei oltu tehty ja jatkossakin suunniteltiin vain päivitettävän järjestelmän uusiin versioihin, eikä omaa räätälöintityötä suunniteltu tehtävän. Täten syntyi vaikutelma, että räätälöintimahdollisuutta pidettiin vain jostain syystä tärkeänä, mutta siihen ei oikeasti haluttaisi ryhtyä, eikä siihen toisaalta olisi resurssejakaan.

Sisällön luominen tapahtui sisällöntuottajilla oikeastaan täysin Microsoft Wordin avulla ja moni sanoi käyttävänsä Wordia myös sisällön muokkaamiseen. Web-sisällönhallintajärjestelmän sisällön muokkausominaisuuksia ei käytetty kuin pienten päivityksien ja korjauksien tekemiseen. Web-sisällönhallintajärjestelmän ja Microsoft Wordin välillä ei kuitenkaan ollut mitään automaattista yhteistoimintaa joten ylläpitäjät kopioivat sisältöjä leikepöydän kautta työkalusta toiseen. Monet sanoivat käyttävänsä välissä vielä yksinkertaista tekstieditoria karsiakseen ylimääräiset muotoilut. Tätä todellisuutta havainnoitaessa syntyi kysymys, että olisiko Wordin ja web-sisällönhallintajärjestelmän välistä yhteistoimintaa mahdollista tiivistää? Esimerkiksi Boiko (2005) on esittänyt, että organisaation tärkeimpien työpöytäohjelmistojen tulisi pystyä läheiseen yhteistoimintaan web-sisällönhallintajärjestelmän kanssa.

Web-sisällönhallintajärjestelmän tärkeimpinä ominaisuuksia haastatellut henkilöt pitivät 1) julkaisujen ajastamista, 2) sivupohjien hallintaa, 3) rajapintoja ja järjestelmäliitäntöjä, 4) sisällön muokkaamista sekä 5) yleisiä järjestelmäominaisuuksia, erityisesti käyttöoikeuksien hallintaa. Sisältökokoelman hallintaominaisuuksia monet sisällöntuottajat pitivät tärkeinä, mutta olivat kovin yllättyneitä havaitessaan miten vähän web-sisällönhallintajärjestelmässä oli näitä ominaisuuksia. Moni ihmetteli esimerkiksi versionhallinnan puuttumista. Linkkien ja viittauksien hallinnan puuttumisen oli useampi sisällöntuottaja kokenut jo merkittäväksi puutteeksi. Myös mittausominaisuuksien puuttuminen oli kaikkien mielestä harmillista. Puuttuvista sisällön koostamis- ja hallinnointiominaisuuksista ja toisaalta vahvoista julkaisunhallintaominaisuuksista tulikin vaikutelma, että järjestelmää parhaiten kuvaava termi olisi julkaisujärjestelmä. Tämä vastaa ainakin Rockleyn (2003) määritelmää jossa julkaisujärjestelmä on pelkästään julkaisunhallintaan erikoistunut kapea-alainen web-sisällönhallintajärjestelmä. Sisällöntuottajien huomattavan suuri määrä ja melko vaativat tarpeet herättivät kuitenkin kysymyksen, riittääkö Jyväskylän yliopiston verkkopalvelukokonaisuuden hallintaan ominaisuuksiltaan rajallinen julkaisujärjestelmä?

Haastattelujen perusteella nousikin esiin muutamia muutostarpeita luvussa kolme (3) esiteltyyn web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet –viitekehykseen (taulukko 2, sivu 38). Erityisesti sisällön luomisen tapahtuminen lähes kokonaan web-sisällönhallintajärjestelmän ulkopuolella herätti kysymyksen, voidaanko sisällön luomisessa turvautua kokonaan muihin työkaluihin ja olisiko tämä jopa suositeltava lähestymistapa? Täten sisällön koostamiseen kuuluva ominaisuus, sisällön luominen, voitaisiin siirtää viitekehyksessä lisäominaisuudeksi joka ei välttämättä ole kaikille organisaatioille tarpeellinen. Sisällön luomisen ollessa lisäominaisuus, voitaisiin viitekehykseen lisätä esimerkiksi ”integroituminen muihin työkaluihin” –ominaisuus sisällön koostaminen –kategorian alaisuuteen. Tällaisen ominaisuuden tulisi kattaa yhteistoiminta sisällöntuottajien tärkeimpien työkalujen kanssa. Jyväskylän yliopistossa tällaisia työkaluja olisivat esimerkiksi Microsoft Word ja Adobe Photoshop. Web-sisällönhallintajärjestelmän integroitumista tärkeimpiin työpöytäohjelmistoihin ovat esittäneet aikaisemmin esimerkiksi Boiko (2005) ja Rockley (2003).

Sisältökokoelman hallintaan liittyvissä ominaisuuksissa versionhallinta sai huomattavan roolin keskusteluissa ja hyvin monien ominaisuuksien todettiin itse asiassa liittyvän versionhallintaan. Erityisesti metatietojen hallinnan todettiin olevan eräänlainen ”sateenvarjo-ominaisuus” joka mahdollistaa useimmat versionhallintaan liittyvät toiminnallisuudet. Sisältökokoelman hallintaan liittyväksi toiminnallisuudeksi katsottiin haastatteluissa myös tilannekuvien hallinta, joka voidaan ymmärtää myös koko sivuston automaattisena varmuuskopiointina. Viitekehyksen näkökulmasta versionhallinta voitaisiin täten ymmärtää kategoria-tyyppiseksi ominaisuudeksi joka jakautuu osakokonaisuuksiin. Versionhallinnan osakokonaisuuksia olisivat tällöin: 1) sisältöyksiköiden muutoshistoria, 2) linkkien ja viittauksien hallinta, 3) kieliversioiden hallinta, 4) sisään- ja uloskirjaamisen hallinta sekä 5) tilannekuvien hallinta. Versionhallinnan keskeistä roolia sisällönhallinnan kokonaisuudessa ovat korostaneet kirjallisuudessa esimerkiksi Keyes (2006, 132), Friedlein (2003) ja Rockley (2003).

Julkaisunhallintaan liittyvistä ominaisuuksista laadunvalvontaominaisuuksien todettiin olevan lähempänä mittauksen hallintaa kuin julkaisunhallintaa. Mittauksen hallinnan merkityksen korostuminen useissa yhteyksissä tutkimuksessa herätti myös kysymyksen, tulisiko mittauksen hallinnan olla web-sisällönhallintajärjestelmän vakio-ominaisuus? Tällöin julkaisunhallintaan kuuluvina ominaisuuksina voisi pitää esimerkiksi 1) julkaisujen ajastamista, 2) sivupohjien hallintaa, 3) kävijöiden toiminnan mittausta sekä 4) verkkopalvelun toiminnan mittausta. Laadunvalvontaominaisuudet sisältyisivät tällöin verkkopalvelun toiminnan mittaukseen. Tämänkaltainen luokittelu olisi ainakin hyvin lähellä Friedleinin (2003) näkemystä mittauksen hallinnan keskeisestä roolista verkkopalveluiden kehittämisen kokonaisuudessa.

Taulukko 10 on yhteenveto eri ominaisuusluokkien sisältämistä toiminnallisuuksista. Taulukko perustuu luvussa kolme (3) esiteltyyn viitekehykseen (taulukko 2, sivu 37). Viitekehystä on muokattu tapaustutkimuksen tulosten perusteella.

Taulukko 10. Muokattu web-sisällönhallintajärjestelmien ominaisuudet -viitekehys.

Web-sisällönhallintajärjestelmien ominaisuudet

Yleiset järjestelmäominaisuudet
Esimerkiksi käyttäjätunnuksien ja –oikeuksien hallinta, käyttöliittymien kielivaihtoehtojen hallinta, suorituskyvyn ja vikasietoisuuden hallinta.

Vakio-ominaisuudet
Sisällön koostaminen
-- Integroituminen muihin työkaluihin
-- Sisällön kerääminen
-- Sisällön muokkaaminen
Sisältökokoelman hallinta
-- Metatietojen hallinta
-- Versionhallinta
-- Sisältöyksiköiden muutoshistoria
-- Linkkien ja viittauksien hallinta
-- Kieliversioiden hallinta
-- Sisään- ja uloskirjaamisen hallinta
-- Tilannekuvien hallinta
-- Hakujen hallinta
-- Rajapintojen ja järjestelmäliitäntöjen hallinta
Julkaisunhallinta
-- Sivupohjien hallinta
-- Julkaisujen ajastaminen
-- Kävijöiden toiminnan mittaus
-- Verkkopalvelun toiminnan mittaus

Lisäominaisuudet
Työnkulkujen hallinta
Toiminnallisuuksien hallinta
Personoinnin hallinta
Sisällön luominen

Web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet vastasivat kaikkiaan erittäin hyvin luvussa kolme (3) esitettyä viitekehystä. Keskeisimpinä erottavina tekijöinä voidaan pitää kohdeorganisaation toimialaa sekä vahvasti paikallista toimintaa. Julkishallinnon organisaationa Jyväskylän yliopistolla ei ole tarvetta hyödyntää verkkopalveluaan esimerkiksi tuotteiden suoramyyntikanavana. Lisäksi vahvasti lähiopetukseen ja suomalaisiin opiskelijoihin nojaavana organisaationa Jyväskylän yliopistolla ei ole tarvetta jaella useita eri kieliversioita kaikesta sisällöstään.

Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto

Jyväskylän yliopiston web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönottoa voisi kuvailla projektimaiseksi ja teknologiapainotteiseksi. Käyttöönottotiimin haastatteluissa nousi esiin jopa vaikutelma, että organisaatiomuutosta pidettiin riskitekijänä joka olisi saattanut hidastaa tietojärjestelmän leviämistä ja hyväksymistä osaksi sisällöntuottajien päivittäistä toimintaa. Täten Jyväskylän yliopiston käyttöönottovaiheen havainnot vastaavat hyvin esimerkiksi Tossavaisen (2005) määrittelemiä piirteitä organisaatioiden asennoitumisesta tietojärjestelmän käyttöönottoon: 1) projektimainen, 2) teknologisesti painottunut ja 3) minimaalisesti räätälöity.

Perinteisten tietojärjestelmien käyttöönottoihin liittyviä ennakkovalmistelun tehtäviä ei hankkeen osalta tehty (informaatiosuunnitelma, datan siirtäminen, julkaisustrategian valinta), mutta näiden asioiden on todettu muutenkin jäävän kaikkein vähäisimmälle huomiolle (Hertzum 2002). Organisatorinen valmistelu sitä vastoin toteutui varsin kattavasti erityisesti koulutuksen osalta, ja myös käyttäjille tehty dokumentaatio valmistui hankkeen edetessä. Luvussa 4 esitetty web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton vaiheistus oli hankkeen haastateltavien mielestä soveltuva, koska hanke oli luonteva jakaa kahteen eri vaiheeseen: 1) valmistelu- ja suunnitteluvaiheeseen sekä 2) käyttöönotto- ja ylläpitovaiheeseen. Jyväskylän yliopiston hankkeessa valmistelu- ja suunnitteluvaihe oli hyvin nopea, mutta silti selkeä kokonaisuus. Käyttöönotto- ja ylläpitovaihe oli huomattavasti pidempi, mutta silti yhtenäinen vaihe, koska eri yksiköt etenivät eri vauhdilla. Osa teki vasta käyttöönottoa, kun toiset olivat jo selkeästi ylläpitovaiheessa. Täten tämä Boikon (2005) esittelemä kaksivaiheinen lähestyminen web-sisällönhallintajärjestelmähankkeisiin toimi ainakin Jyväskylän yliopiston kohdalla.

Käyttöönoton vaatimista tehtäväkokonaisuuksista erityisesti koulutus oli hankkeessa erittäin hyvin valmisteltu ja toteutettu. Sisällöntuottajat pääsivät tutustumaan web-sisällönhallintajärjestelmään jo hyvin aikaisessa vaiheessa ja koulutusta oli saatavilla lähes viikottain. Sisällöntuottajien kannalta oli myös arvokasta, että koulutuksissa käytettiin oikeita sisältöjä ja sisällöntuottajat saivat jo koulutuksissa tehdä omien yksiköidensä verkkosivuja. Koulutusvaiheessa lopulliset sivupohjat ja visuaaliset ilmeet eivät olleet yleensä vielä valmiina, mutta tästä huolimatta sisällöntuottajat pystyivät syöttämään järjestelmään sisältöjä, luomaan sivuja sekä muokkaamaan sivujen sisältöjä. Esimerkiksi Boiko (2005) on todennut, että sisältöjen syöttämisvaihe pitkittää hanketta usein merkittävästi ja onkin todettava, että Jyväskylän yliopiston hankkeessa sovellettu toimintamalli todennäköisesti nopeutti vaihetta merkittävästi.

Dokumentaation ja käyttöohjeiden tuotantoon käyttöönottotiimi oli alkanut panostamaan vasta hankkeen edetessä laajemmin koko yliopiston piiriin. Tällä saattoi olla vaikutusta siihen, että useimmat sisällöntuottajat eivät olleet tietoisia käyttöohjeista ja muista multimediamateriaaleista joita oli tuotettu sisällöntuottajien tueksi. Esimerkiksi Boiko (2005) on korostanut dokumentaation ja käyttöohjeiden tuottamisen ajoittamista hankkeen valmisteluvaiheeseen jotta sisällöntuottajilla on mahdollisimman kattavat ohjemateriaalit heti alusta alkaen.

Käyttöönottostrategioiden (Laudon & Laudon 2004) näkökulmasta Jyväskylän yliopisto noudatti pilottistrategian ja vaiheistetun strategian yhdistelmää, joka oli tosin enemmän seurausta hankkeen vähäisestä ennakkosuunnittelusta, kuin yhdistelmästrategian soveltuvuudesta tilanteeseen. Myös yksittäisten verkkopalveluiden julkaisussa sovelletut useat erilaiset toimintamallit olivat, enemmän tai vähemmän, suunnittelun ja osaamisen puutteesta johtuneita valintoja.

Käyttöönottostrategioita täydentävien muutosmallien (Nordheim ja Päivärinta 2006) osalta on todettava, että Jyväskylän yliopiston hankkeessa sovellettu muutosmalli ei ollut perinteinen tavoitekeskeinen muutosmalli. Ainoastaan projektin alkuvaihe ja tietojärjestelmän tekninen asennusvaihe edustivat perinteistä tietojärjestelmäprojektia, jossa tietojärjestelmä työnnetään organisaatioon hyvin suoraviivaisesti. Käyttöönottotiimi oli alusta asti asennoitunut hankkeeseen prosessimaisesti, vaikka tämä ei käyttöönoton alkuvaiheissa näkynytkään. Kaikki käyttöönottotiimin jäsenet olivat alusta alkaen arvelleet, että yksiköiden tukeminen tietojärjestelmän käytössä tulisi olemaan merkittävä haaste. Esimerkiksi tietojärjestelmän kehitystarpeita oli arveltu ilmaantuvan heti kun yksiköiden sisällöntuottajat olisivat käyttäneet järjestelmää jonkin aikaa. Haastattelutkin osoittivat, että näin oli jo tapahtunut. Käyttöönottotiimi oli ollut käyttöönoton jälkeen varsin työllistetty erilaisten muutos- ja tukipyyntöjen tulviessa yksiköiden sisällöntuottajilta. Ongelmia oli ratkottu niiden ilmaantuessa ja tietojärjestelmää oli pyritty mukauttamaan sisällöntuottajien esittämien toiveiden ja muutospyyntöjen mukaisesti. Käyttöönoton jälkeen ilmaantuneista kehitystarpeista huolimatta kaikkien haastateltujen yksiköiden sisällöntuottajat olivat myös erittäin tyytyväisiä hankkeeseen. Täten Jyväskylän yliopiston hankkeen käyttöönoton muutosmallin voidaan todeta olevan yhdenmukainen Besson ja Rowen (2001) esittämän väitteen kanssa: ”sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotossa valmistelu- ja suunnitteluvaihe etenee tavoitekeskeisen muutosmallin mukaisesti ja käyttöönotto- ja ylläpitovaihe etenee ristiriitojen ja konfliktien kautta”. Organisaatiomuutoksen ajoittuminen käyttöönoton jälkeiseen aikaan vaikutti myös soveltuvan yliopiston hajanaiseen hallintokulttuuriin paremmin kuin voimakkaasti ylhäältä johdettu muutosprosessi. Samanlaista organisaatiolähtöistä muutosmallia ja järjestelmäkehitystä puoltavat myös havainnot Utrenskin yliopiston portaali- ja sisällönhallintahankkeesta (Schelleman 2006).

Käyttöönoton roolien osalta Jyväskylän yliopiston hanke oli hyvin tyypillinen hanke. Käyttöönottotiimillä oli paljon vastuuta, ja ulkopuolisia konsultteja tai lisäresursseja käytettiin vain erityistapauksissa. Kaikkia esimerkiksi Boikon (2005) esittämiä rooleja ei hankkeesta löytynyt, mutta tätä ei ollut koettu merkittävänä ongelmana. Ainoastaan sisällöntuottajien ja projektin sidosryhmien näkökulmasta hanke olisi ehkä kaivannut projektipäällikkö/liiketoiminta-asiantuntijan roolia. Hankkeen liittyminen osaksi yliopiston viestintästrategiaa ja tietohallintoympäristöä jäi ainakin sisällöntuottajien näkökulmasta melko epäselväksi. Myös hankkeen johtovastuusta oli epäselvyyksiä ja moni sisällöntuottaja sanoi kaivanneensa hankkeelle selkeämmin ”yksiä kasvoja”. Muutoin käyttöönottotiimistä löytyivät lähes täsmälleen Boikon (2005) kuvailemat roolit: 1) sisältöasiantuntija, 2) julkaisuasiantuntija sekä 3) teknologia-asiantuntija.

Hanketta ei voi lähtökohdiltaan pitää aivan tyypillisenä web-sisällönhallintajärjestelmähankkeena, mutta ainakin havainnot Utrenskin yliopiston hankkeesta (Schelleman 2006) puoltavat väitettä, että hanke olisi kuitenkin suhteellisen tyypillinen yliopisto-organisaation web-sisällönhallintajärjestelmähanke. Hankkeen laajuutta voi pitää huomattavan suurena, koska sisällöntuottajien lukumäärä on poikkeuksellisen suuri (noin 600 tunnusta, joista yli 300 aktiivisia) ja verkkopalvelun laajuus sekä kävijämäärät ovat huomattavat. Hankkeen resurssit olivat joka tapauksessa hyvin alimitoitetut hankkeen laajuuteen nähden. Kaikkein selkeimmin vähäiset resurssit konkretisoituivat järjestelmän pitkittyneissä suorituskykyongelmissa. Tosin myös Utrenskin yliopiston hanke koki vastaavia ongelmia (Schelleman 2006) ja täten kyse on ehkä enemmänkin vaikeasti ennustettavista käyttömääristä yliopiston kaltaisessa organisaatiossa.

Sisällöntuottajien näkökulmasta hanketta pidettiin kuitenkin onnistuneena ja hankkeessa olikin käytetty monia erittäin soveltuvia toimintamalleja. Erityisesti ristiriitojen kautta etenevä jatkokehitys vaikutti hyvin soveltuvalta web-sisällönhallintajärjestelmähankkeelle. Myös huomattava panostus koulutukseen vaikutti tuottaneen tuloksia ja lisänneen järjestelmän käyttäjien tyytyväisyyttä.

Tutkimuksen viitekehyksen ja tutkimusmenetelmän arviointi

Tapaustutkimuksessa hyödynnetyn viitekehyksen taustalla on alun perin Salmisen, Lyytikäisen ja Tiitisen (2000) sekä Salmisen (2003a) esittelemä dokumenttien hallinnan malli. Kyseisestä mallista on tehty myöhemmin muunnelma, joka soveltuu paremmin sisällönhallinnan alueelle (Salminen 2003b). Kyseistä mallia hyödynnettiin tutkimuksessa tiedon keräämisessä ja analysoimisessa. Viitekehys jakautui rooleihin, prosesseihin, sisältöyksiköihin ja tietojärjestelmiin. Roolit ja prosessit yhdistettiin haastatteluvaiheessa, koska haastateltavat eivät kokeneet käsiteltävien asioiden välillä olevan suuria eroja. Tutkimusorganisaatiossa roolit olivat prosesseja korostuneemmat ja moni ei kokenut, että organisaatiossa olisi mitään kovin määriteltyjä prosesseja, vain rooleja. Tilapäisistä prosesseista ei moni taas kovin helposti halunnut kertoa, koska epäili havaintojen olevan organisaation kannalta vähemmän mairittelevia. "Prosessi" -sanaa myös selkeästi vierastettiin organisaatiossa. Toisaalta viitekehys pakotti monen haasteltavan tunnustamaan, että yksikön prosessit toimivat varsin sekalaisesti eikä prosesseja ollut varsinaisesti suunniteltu. Sisältöyksiköt ja tietojärjestelmät olivat luonteva parivaljakko. Näistä olisi haastateltavilla riittänyt kaikkein eniten kerrottavaa. Haastateltavat hahmottivat tekemistään luontaisesti sisältöjen ja tiedostojen kautta sekä kertoivat käyttämistään ohjelmistoista melko luontevasti samanaikaisesti. Käytettyjen ohjelmistojen ja työkalujen kohdalla joutui haastateltavien vastauksia melko usein tarkentamaan, mutta haastateltavat eivät kokeneet kyselyä häiritseväksi. Moni oli aidosti mielissään siitä, että heidän käyttämistään työkaluista ja työmenetelmistä oltiin kiinnostuneita.

Verkkopalvelukokonaisuuden kehittymistä tutkivaksi viitekehykseksi sovellettu sisällönhallinnan viitekehys ei välttämättä ole kuitenkaan paras mahdollinen. Erityisesti verkkopalveluiden ja web-sisällönhallintajärjestelmän välisen suhteen tutkiminen vaatisi viitekehykseen todennäköisesti jonkinlaisen laajennuksen. Nyt verkkopalvelut ja niiden käyttäjien näkökulma jää vajavaiseksi. Sisällöntuottajien toimintamallien tehokkuuden arvioinnissa tämä ”asiakasnäkökulma” olisi kuitenkin keskeinen. Esimerkiksi verkkopalvelun käyttäjien sisällyttäminen tutkimukseen esimerkiksi käyttäjäkyselyllä olisi voinut tuoda tutkimuksen havaintoihin arvokasta lisänäkökulmaa.

Tutkimuksessa käytetyn sisällönhallinnan viitekehyksen rinnalla päätettiin tutkia käyttöönottoprosessia. Käyttöönottoprosessin selvittämisen katsottiin täydentävän kokonaisuudesta syntyvää kuvaa. Jälkikäteen katsottuna onkin vaikea kuvitella, että web-sisällönhallintajärjestelmähanketta voitaisiin tutkia ilman että tutkittaisiin samalla käyttöönottoprosessia. Esimerkiksi sisältöuudistuksen limittyminen läheisesti hankkeeseen ei välttämättä olisi noussut esiin ilman käyttöönottoprosessin käsittelyä. Myös käyttöönottostrategioita täydentävien muutosmallien (Nordheim & Päivärinta 2006) käsittely auttoi ymmärtämään tapahtunutta muutosta ja muutoksen luonnetta. Ilman muutosmallien käsittelyä olisi hankkeesta välittynyt todennäköisesti liian suoraviivainen kuva.

Tutkimusmenetelmänä oli tapaustutkimusmenetelmä (Yin 2003). Sovellettu viitekehys toimi tapaustutkimusmenetelmän tukena varsin hyvin. Tutkimuksessa tehty ennen-jälkeen vertailu vaikutti onnistuneelta ja viitekehys antoi tärkeän rungon vertailulle. Tapaustutkimusmenetelmä mahdollisti perusteellisen tutustumisen kohdeorganisaatioon, ja nosti esiin arvokkaita havaintoja, jotka olisivat esimerkiksi vertailututkimuksessa saattaneet jäädä piiloon.

Tutkimuksen tulokset eivät ole yleistettävissä ilman kriittistä arviointia. Tutkimuksen kohteena olleella hankkeella oli harvinaisen vähäiset resurssit ja kohteena oli erittäin laaja organisaatio, jolla oli erittäin laaja verkkopalvelukokonaisuus. Oman erityispiirteensä hankkeelle antoi lisäksi valittu, avoimen lähdekoodin, tietojärjestelmä. Tutkimustyön aikana heräsi usein kysymys, koettaisiinko samanlaisia ongelmia jos tietojärjestelmän valinnassa olisi päädytty kaupalliseen web-sisällönhallintajärjestelmätuotteeseen? Organisaation toimintaa ei myöskään seurattu kovin pitkällä ajanjaksolla joten tutkimuksen perusteella on vaikea tehdä johtopäätöksiä pidemmistä kehityslinjoista. Haastattelukohteissa ei myöskään ollut mukana aivan organisaation ylintä johtoa, joten hankkeen merkittävyyden arviointi jää jonkin verran vajavaiseksi.

Yhteenveto

Verkkopalveluiden kehittymisen myötä organisaatiot ovat kohdanneet merkittäviä haasteita verkkopalveluiden ylläpidossa. Haasteita ovat tuottaneet erityisesti ylläpitoon osallistuvien ihmisten- ja sisältöjen määrän kasvu, sisältöjen monipuolisuus, verkkopalveluiden erilaisuus ja kirjavat, yhä vaativammat, yleisöt. Lisäksi verkkopalveluiden ylläpitoon osallistuvat ihmiset tulevat usein eri puolilta organisaatiota, ja jopa sen ulkopuolelta. Organisaatiot haluaisivat ratkaista sekä ulkoisten että sisäisten verkkopalveluiden ylläpidon yhtenäisellä, laajalla tietojärjestelmällä, mutta joutuvat usein toteamaan, että web-sisällönhallinta ei ole pelkästään teknologinen haaste.

Web-sisällönhallinta tutkimusalueena ja toimialana keskittyy erityisesti monikanavajulkaisun ja web-sisältöjen julkaisun haasteisiin. Web-sisällönhallinnalle tunnusomaisia piirteitä ovat muun muassa pienet sisältöyksiköt, älykkäisiin sivupohjiin perustuva julkaisu, metatietojen hallinnan korostunut rooli, sisältöjen personointi vastaanottajien mukaan sekä sisältöjen, rakenteiden ja ulkoasun erottaminen toisistaan. Web-sisällönhallinnan keskeisiä komponentteja ovat sisältökokoelma, sivupohjat ja web-sivut. Web-sisällönhallintajärjestelmiä voidaan verrata kapean sektorin toiminnanohjausjärjestelmiin joiden tehtävänä on tukea organisaation liiketoimintaprosessien toteutumista, mutta joiden onnistuminen tässä tehtävässä edellyttää organisaatiolta kehittyneitä prosesseja ja motivoituneita ihmisiä.

Tässä tutkielmassa esiteltiin web-sisällönhallinta, web-sisällönhallintajärjestelmien keskeiset ominaisuudet sekä web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton erityispiirteet. Tutkimusongelma oli: Kuinka web-sisällönhallintajärjestelmä otetaan käyttöön organisaatiossa?

Luvussa 3 esiteltiin web-sisällönhallintajärjestelmän ominaisuudet -viitekehys, jossa ominaisuudet jaettiin kolmeen luokkaan: 1) yleiset järjestelmäominaisuudet, 2) vakio-ominaisuudet sekä 3) lisäominaisuudet. Yleisiin järjestelmäominaisuuksiin todettiin kuuluvaksi esimerkiksi käyttäjätunnuksien ja -oikeuksien hallinta, käyttöliittymien kielivaihtoehtojen hallinta, suorituskyvyn ja vikasietoisuuden hallinta. Vakio-ominaisuudet jakautuivat 1) sisällön koostamiseen, 2) sisältökokoelman hallintaan ja 3) julkaisunhallintaan. Sisällön koostamiseen liittyvinä ominaisuuksina esiteltiin sisällön laatiminen, kerääminen ja muokkaaminen. Sisältökokoelman hallintaan liittyvinä ominaisuuksina esiteltiin metatietojen hallinta, versionhallinta, sisään- ja uloskirjaamisen hallinta, linkkien ja viittauksien hallinta, kieliversioiden hallinta, hakujen hallinta sekä rajapintojen ja järjestelmäliitäntöjen hallinta. Julkaisunhallintaan liittyvinä ominaisuuksina esiteltiin sivupohjien hallinta, julkaisujen ajastaminen, laadunvalvontaominaisuudet ja tilannekuvien hallinta. Lisäominaisuudet jakautuivat 1) työnkulkujen hallintaan, 2) toiminnallisuuksien hallintaan, 3) personoinnin hallintaan ja 4) mittauksen hallintaan.

Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton todettiin voivan tapahtua monin eri tavoin. Useinmiten käyttöönoton todettiin olevan kaksivaiheinen, jakautuen 1) valmistelu- ja suunnitteluvaiheeseen sekä 2) käyttöönotto- ja ylläpitovaiheeseen. Käyttöönottostrategiana voidaan käyttää sekä vaiheistettua strategiaa että pilottistrategiaa. Lisäksi todettiin olevan tärkeätä suunnitella tarkoin järjestelmällä hallittavien verkkopalveluiden julkaisustrategiat. Keskeisin ero perinteisten tietojärjestelmien käyttöönoton ja web-sisällönhallintajärjestelmän välille syntyi käyttöönottostrategioita täydentävistä muutosmalleista. Eri tutkimusten havainnot ja suositukset viittasivat siihen, että web-sisällönhallintajärjestelmän sovittaminen ja jatkokehitys kannattaa tehdä läheisessä vuorovaikutuksessa käyttäjien kanssa soveltaen ristiriitojen kautta etenevää muutosmallia. Täten web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotossa organisaatiomuutos tapahtuisi vasta tietojärjestelmän käyttöönoton jälkeen, läheisessä vuorovaikutuksessa käyttäjien kanssa.

Tutkimuksena tehtiin tapaustutkimus jossa tarkasteltiin web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönottoa Jyväskylän yliopistossa. Käyttöönotettu web-sisällönhallintajärjestelmä ei sisältänyt kaikkia viitekehyksessä mainittuja ominaisuuksia, mutta vastasi muutoin varsin hyvin viitekehyksen luokittelua. Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto eteni kahdessa vaiheessa, joista ensimmäinen eteni perinteisen, tavoitekeskeisen, muutosmallin mukaisesti ja toinen ristiriitojen ja konfliktien kautta etenevän muutosmallin mukaisesti. Uusi web-sisällönhallintajärjestelmä ei tuonut merkittäviä muutoksia prosesseihin, mutta edesauttoi organisaation toiminnan muuttumista aiempaa merkittävästi verkkokeskeisemmäksi. Sisällöllinen uudistus toteutettiin järjestelmäuudistuksen kanssa samanaikaisesti, joten sisällöllisten uudistusten osalta on vaikea sanoa mikä oli järjestelmän aiheuttamaa muutosta, ja mikä sisällöllisen uudistuksen mukanaan tuomaa. Hankkeen keskeisiä ongelmakohtia olivat esimerkiksi 1) web-sisällönhallintajärjestelmän suorituskykyongelmat, 2) puuttuvat versionhallintaan liittyvät ominaisuudet sekä 3) yksiköiden soveltamat kirjavat julkaisustrategiat.

Web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton todettiin edellyttävän perusteellista valmistelu- ja suunnitteluvaihetta. Valmistelu- ja suunnitteluvaiheen merkityksen todettiin korostuvan sen myötä, mitä monimuotoisempia sisältöjä organisaatiolla on hallittavanaan. Tutkimus vahvisti web-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönoton muutosmalliksi soveltuvan ristiriitojen kautta etenevän muutosmallin, jossa organisaatiomuutos tapahtuu käyttöönoton jälkeen läheisessä yhteistyössä käyttäjien kanssa. Myös tutkimuksen kohdeorganisaation vahva panostus koulutukseen vastasi kirjallisuuden korostamaa käyttäjäkoulutuksen ja –ohjeistuksen merkitystä. Suositeltavaksi käyttöönottostrategiaksi web-sisällönhallintajärjestelmälle todettiin soveltuvan erityisesti pilottistrategia, jotta käyttöönottotiimi pystyy kehittämään järjestelmää ensimmäisten käyttökokemuksien perusteella. Tapaustutkimuksen perusteella luvussa 3 esiteltyä ominaisuudet-viitekehystä tarkennettiin 1) korostamalla web-sisällönhallintajärjestelmän tarvetta integroitua muihin työkaluihin, 2) nostamalla versionhallinnan roolia sekä 3) lisäämällä mittauksen hallinta vakio-ominaisuudeksi.

Tapaustutkimusmenetelmän ja käytetyn viitekehyksen havaittiin soveltuvan hyvin tämänkaltaiseen tutkimukseen, joskin laajempaan verkkopalveluiden kehityksen tutkimiseen viitekehyksen arvioitiin tarvitsevan laajennusta. Mahdollinen jatkotutkimusaihe työlle olisi verrata esimerkiksi kehitettyä ominaisuudet-viitekehystä jonkun toisen organisaation web-sisällönhallintajärjestelmään.

Lataa tutkielma kokonaisuudessaan pdf-muodossa (145 sivua, 755kt):

Lähdeluettelo

Addey, D., Ellis, J. Suh, P. & Thiemacke, D. 2002. Content Management System. Birmingham: Glasshaus L

AIIM. 2006. Analysis, selection and implementation guidelines associated with electronic document management systems (EDMS). Association for Information and Image Management Internation

Alasilta, A. 2002. Verkkokirjoittajan käsikirja. Tampere: Inforviestintä

Backpack. 2007. Backpack - personal information manager. 37signals [viitattu 20.4.2007]. Saatavilla www-muodossa: http://www.backpackit.com

Baida, Z., Gordijn, J. & Omelayenko, B. 2004. A shared service terminology for online service provisioning. Teoksessa M. Janssen, H.G. Sol, R.W. Wagenaar (toim.) Proceedings of the 6th international conference on electronic commerce Delft, The Netherlands October 25–27. New York: ACM Pre

Besson, P. & Rowe, F. 2001. ERP project dynamics and enacted dialogue: perceived understanding, perceived leeway, and the nature of task-related conflicts. SIGMIS Database 32(4), 47-6

Boiko, B. 2005. Content management bible. Indianapolis: Wiley Publishing I

Bostrom, R. P. & Heinen, J. S. 1977. MIS problems and failures: A socio-technical perspective. Part I: the causes. MIS quarterly 1(3), 17-3

Butler, T. 2003. An institutional perspective on developing and implementing intranet and internet-based information systems. Information Systems Journal 13(3), 209-2

Byrne, T. 2006. A Scenario-based Approach to Evaluating CMS Vendors. CMS Watch [viitattu 29.11.2006]. Saatavilla www-muodossa: http://www.cmswatch.com/Feature/153-Selecting-CMS-Too

Cox, A. 2006. Portals: people, processes and technology. London: Facet Publishi

Davenport, T. H. 1998. Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business review 76(4), 121-1

Deshpande, Y., Chandrarathna, A. & Ginige, A. 2002. Web site auditing – First step towards re-engineering. ACM International Conference Proceeding Series 27, 731-7

Doculabs, I. 1998. Special report on document management products. Second Edition (2.1). Chicago, Illinois: Doculabs, Inc.

Eirinaki, M., Lampos, C., Paulakis, S. & Vazirgiannis, M. 2004. Web Personalization Integrating Content Semantics and Navigational Patterns. Teoksessa A. Laender, D. Lee & M. Ronthaler (toim.) Proceeding of the 6th international workshop on Web information and data management Washington, DC, USA, November 12-13. ACM Press, 72-

Eirinaki, M. & Vazirgiannis, M. 2003. Web mining for Web personalization. ACM Transactions on Internet Technology 3(1), 1–

Eschenfelder, K. 2004a. Behind the Web site: An inside look at the production of Web-based textual government information. Government Information Quarterly 21(3), 337-3

Eschenfelder, K. 2004b. How do government agencies review and approve text content for publication on their Web sites? A framework to compare Web content management practices. Library & Information Science Research 26(4), 463-4

Evans, P. 2002. From notepad to content management: the evolution of a web publication. VINE 32 (2), 6-

Forselius, P., Karvinen, M. & Kosonen, M. 2005. Tivi-projektien johtaminen – Projektimallit ja läpivienti. Jyväskylä: Talentum Media

Fowler, S., Novack, A-M. & Stillings, M. 2000. The evolution of a manufacturing Web site. Computer Networks 33(1-6), 365-3

Friedlein, A. 2003. Maintaining & evolving succesful commercial Web sites. U.S.A: Morgan Kaufmann Publishe

Gibson, D., Punera, K. & Tomkins, A. 2005. The volume and evolution of Web page templates. Teoksessa A. Ellis & T. Hagino (toim.) Special interest tracks and posters of the 14th international conference on World Wide Web Chiba, Japan, May 10-14. ACM Press, 830-8

Goodwin, S. & Vidgen, R. 2002. Content, content, everywhere…time to stop and think? The process of Web content management. Computing & Control Engineering Journal 13 (2), 66–

Gottlieb, S. 2006. Content management problems and open source solutions. Optaros, Inc [viitattu 4.12.2006]. Saatavilla www-muodossa: http://www.optaros.com/en/publications/white_papers_repor

Grossniklaus, M. & Norrie, M. C. 2002. Information concepts for content management. Teoksessa Huang, B., Ling, T. W., Mohania, M, Ng, W. K., Wen, J. W. and Gupta, S. K. (toim.) Proceedings of the third international conference on Web information systems engineering Singapore, December. U.S.A: IEEE, 150-1

Gurbaxani, V. & Whang, S. 1991. The impact of information systems on organizations and markets. Communications of the ACM 34(1), 59-7

Hallikainen, P., Kivijärvi, H. & Nurmimäki, K. 2002. Evaluating strategic IT investments: An assessment of investment alternatives for a Web content management system. Teoksessa R. Sprague (toim.) Proceedings of the 35th Annual Hawaii International Conference on System Sciences. Los Alamitos, 2977-29

Harju, A. 2004. Projektin ohjaus tietojärjestelmän käyttöönotossa. Helsingin ammattikorkeakoulu Stadian julkaisuja. Sarja A: Tutkimukset ja raportit 6.Helsinki: Helsingin ammattikorkeakoulu Stad

Heiskanen, A. & Lindberg, K. 2006. Tietojärjestelmäkehityksen kaaosta julkisella sektorilla, kokemuksia yliopistomaailmasta. Projektitoiminta 2/2006, 10-

Hertzum, M. 2002. Organisational Implementation - A complex but underrecognised aspect of information-system design. ACM International Conference Proceeding Series 31. Proceedings of the second Nordic conference on Human-computer interaction, 201–2

Hietanen, O. 2005. Wanhasta taloudesta uuteen – ja uudesta digitaaliseen talouteen. n. Teoksessa Kasvio, A., Inkinen, T. & Liikala H. (toim.) Tietoyhteiskunta – myytit ja todellisuus. Tampere: Tampere Universi

Honkaranta, A. & Tyrväinen, P. 2005. Content management in organizations. Teoksessa M. Khosrowpour (toim.) Encyclopedia of information science and technology. Hershey: Idea Group Publishing, Inc., 550-5

Honkaranta, A., Salminen, A., & Peltola, T. 2005. Challenges in the redesign of content management: A case of FCP. International Journal of Cases on Electronic Commerce (IJCEC) 1(1), 53-

Honkaranta, A. 2003. From genres to content analysis - Experiences from four case organizations. Jyväskylä: University of Jyväskyl

Huang, S. & Tilley, S. 2000. Issues of content and structure for a multilingual Web site. Teoksessa M. J. Northrop & S. Tilley (toim.) Proceedings of the 19th annual international conference on computer documentation, Sante Fe, U.S.A, October 21-24, 2001. ACM Press, 103-1

Johansson, R. 2005. Content management with Plone. 456 Berea Street [viitattu 8.7.2007]. Saatavilla www-muodossa: http://www.456bereastreet.com/archive/200503/content_management_with_plone

Juuti, P., Rannikko, H. & Saarikoski, V. 2004. Muutospuhe – Muutoksen retoriikka johtamisen ja organisaatioiden näyttämöillä. Keuruu: Kustannusosakeyhtiö Otava.

Jussila, M & Leino, A. 1999. Net - Verkkoviestinnän käsikirja. Helsinki: Inforviestintä Oy.

Jyväskylän yliopisto. 2007. Jyväskylän yliopisto tänään - Yleisesittely yliopistosta 3/2007. Jyväskylän yliopisto. Saatavilla www-muodossa: http://www.jyu.fi/hallinto/viestinta/kalvo

Jyväskylän yliopiston tietohallintostrategia. 2003. Jyväskylän yliopiston tietohallintostrategia 2003-2006. Jyväskylän yliopisto [viitattu 2.9.2006]. Saatavilla www-muodossa: http://www.jyu.fi/strategia/tietohallintostrategia.html.

Jyväskylän yliopiston TTS 2007-2010. 2007. Jyväskylän yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelma 2007-2010 [viitattu 12.3.2007]. Saatavilla www-muodossa: http://www.jyu.fi/hallinto/suunnittelu/tts/tts/.

Jyväskylän yliopiston viestinnän strategiset linjaukset. 2003. Jyväskylän yliopiston viestinnän strategiset linjaukset. Jyväskylän yliopisto [viitattu 12.3.2007]. Saatavilla www-muodossa: http://www.jyu.fi/hallinto/viestinta/palvelut/JY-viestintastrategia.pdf.

Karlsson, T. & Boije af Gennäs, J. 2005. Content management systems – Business effects of an implementation. Master Thesis in Informatics specializing in Business Technology. Göteborg: Götebörg University and Chalmers University of Technology

Kauhanen-Simanainen, A. 2003. Informaatioarkkitehtuuri. Helsinki: Edita Prima Oy. Kettinger, W. & Lee, C. 2001. Understanding the IS-user divide in IT innovation. Communications of the ACM 45(2), 79-

Kettunen, S. 2002. Tietojärjestelmän ostaminen – Käytännön opas yrityksille. Porvoo: WS Bookwell

Kettunen, J. & Simons, M. 2001. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto pk-yrityksessä - Teknologialähtöisestä ajattelusta kohti tiedon ja osaamisen hallintaa. Vantaa: Valtion teknillinen tutkimuskeskus (VTT)

Keyes, J. 2006. Knowledge management, business intelligence, and content management : the IT practitioner's guide. Boca Raton: Auerbach Publicatio

Laudon, K. & Laudon, J. 2004. Management information systems - Managing the digital firm. Pearson Education I

Lee, J. C.& Myers, M. D. 2004. Dominant actors, political agendas, and strategic shifts over time: a critical ethnography of an enterprise systems implementation. Journal of Strategic Information Systems 13(4), 355-37

Lyytikäinen, V. 2004. Contextual and structural metadata in enterprise document management. Jyväskylä: University of Jyväskylä.

McAfee, A. 2006. Mastering the three worlds of information technology. Harvard Business Review 84(11), 141-149.

McIntosh, M. 2000. Content management using the Rational Unified Process. Rational Software White Paper. Cupertino, CA: Rational Software Corporation [viitattu 15.8.2003]. Saatavilla www-muodossa: http://www.rational.com/media/products/rup/TP164.pdf.

McKeever, S. 2003. Understanding Web content management systems: evolution, lifecycle and market. Industrial Management & Data Systems 103(9),686-692.

Nakano, R. 2002. Web content management: A collaborative approach. Indianapolis: Pearson Education, Inc.

Nguyen, T., Munson, E. & Thao, C. 2004. Fine-grained, structured configuration management for Web projects. Proceedings of the 13th international conference on World Wide Web. New York.

Nordheim, S. & Päivärinta, T. 2006. Implementing enterprise content management: from evolution through strategy to contradictions out-of-the-box. European Journal of Information Systems 15(6), 648-662.

Oksanen, Rikupekka. 2005. Mikä ihmeen Plone?. Jyväskylän yliopisto [viitattu 19.3.2007]. Saatavilla www-muodossa: http://moniviestin.jyu.fi/sisalto/movie/plone-esittely/.

Overmyer, S. P. 2000. What’s different about requirements engineering for Web sites?. Requirements Engineering Journal 5(1), 62-65.

Parr, A. & Shanks, C. 2000. A model of ERP project implementation. Journal of Information Technology 15(4), 289-303.

Phippen, A., Sheppard, L. & Furnell, S. 2004. A Practical evaluation of Web analytics. Internet Research 14(4), 284-293.

Rantanen, H. 2004. Paikallisyhteisöt Internetissä – Julkaisujärjestelmät ja kolmas sektori. Helsinki: Edita Prima Oy.

Robertson, J. 2006. Separate design and the CMS. Step Two Designs Pty Ltd [viitattu 14.11.2006]. Saatavilla www-muodossa: http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_designcms/index.html.

Robey, D., Ross, J.W. & Boudreau, M-C. 2002. Learning to implement enterprise systems: An exploratory study of the dialectics of change. Journal of Management Information Systems 19(1), 17-46.

Rockley, A. 2003. Managing enterprise content – A unified content strategy. U.S.A: Pearson Education, Inc.

Ross, J. & Weill. P. 2002. Six IT decisions your IT people shouldnt make. Harvard Business Review, November, 84-91.

Salminen, A., Lyytikäinen, V. & Tiitinen, P. 2000. Putting documents into their work context in document analysis. Information Processing & Management 36 (4), 623-641.

Salminen, A. 2003a. Document analysis methods. Teoksessa Bernie, C. (toim.) Encyclopedia of Library and Information Science. New York: Marcel Dekker Inc, 916-927.

Salminen A. 2003b. Towards digital government by XML standardization: methods and experiences. Teoksessa XML users group Finland (toim.) Proceedings of the XML Finland 2003: Open Standards, XML and the Public Sector, Kuopio, October, 29-30. Espoo: XML Users Group Finland.

Salminen, A. 2005. Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa. Teoksessa Lehtinen, A., Salminen, A., Nurmeksela, R. (toim.) Metatiedot suomalaisen lainsäädäntöprosessin tiedonhallinnassa. Eduskunnan kanslian julkaisu 7/2005, 4-13.

Samela, J. 2002. Verkkosisällön hallinta. Helsinki: Edita Publishing Oy.

Schelleman, P. 2006. MyUU: a case study of the Utrecht University portal. Teoksessa Cox, A. (toim.) Portals: people, processes and technology. London: Facet Publishing.

Scott, J., Globe, A. & Schiffner, K. 2004. Jungles and gardens: the evolution of knowledge management at J.D. Edwards. MIS Quarterly Executive 3(1), 37-52.

Sharma, R. & Yetton, P. 2003. The contingent effects of management support and task interdependence on succesful information systems implementation. MIS Quarterly 27(4), 533-555.

Sihvola, I. 2006. Onnistunut julkinen ICT-hankinta. LTT-Tutkimus Oy [viitattu 4.12.2006]. Saatavilla www-muodossa: http://www.tieke.fi/mp/db/file_library/x/IMG/18516/file/OnnistunutjulkinenICThankintaprosessi_Loppuraportti.pdf.

Sisäasiainministeriö 2005. JHS 129 Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet. JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta [viitattu 22.2.2006]. Saatavilla www-muodossa http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs129.

Stenberg, M. 2006. Tieto - Tietojohtamisen arkkitehtuurit. Keuruu: Otavan Kirjapaino Oy.

Talentum 2005. Tietojärjestelmän hankinta – Ohjelmistotoimittajan ja -ratkaisun valinta. Tietotekniikan liitto 2005, FiSMA (Finnish Software Measumerent Association) ry, Talentum Media Oy ja tekijät. Jyväskylä:Talentum Media Oy.

Teo, T. & Pian, Y. 2004. A model for Web adoption. Information & Management 41(4), 457–468.

Tietotekniikan termitalkoot 2002. Tietotekniikan termitalkoiden koordinointiryhmä ja Tekniikan Sanastokeskus ry [viitattu 10.2.2006]. Saatavilla www-muodossa http://www.tsk.fi/termitalkoot/.

Tossavainen, P. 2005. Transformation of organizational structures in a multinational enterprise - the case of an enterprise resource planning system utilization. Helsinki: Helsinki School of Economics.

Truex, D., Baskerville, R. & Klein, H. 1999. Growing systems in emergent organizations. Communicatios of the ACM 42(8), 117-123.

Vidgen, R. 2002. What's so different about developing Web-based information systems?. Teoksessa Wrycza, S. (toim.) Proceedings of the 13th European Conference on Information Systems (ECIS 2002), 262-271.

Wall, S., Gynn, D. & Von Rotz, B. 2005. The growth of open source software in organizations. Optaros, Inc [viitattu 4.12.2006]. Saatavilla www-muodossa: http://www.optaros.com/en/publications/white_papers_reports.

Westin, A. 2005. Projektityön moninaisuus ja -maisuus. Systeemityö 2/2005, 28-29.

White, M. 2006. Enterprise information portals. Teoksessa Cox, A. (toim.) Portals: people, processes and technology. London: Facet Publishing.

Yin, R. 2003. Case study research: design and methods. Thousand Oaks: Sage Publications.

Yunker, J. 2002. Beyond borders - Web globalization strategies. U.S.A: New Riders

Lataa tutkielma kokonaisuudessaan pdf-muodossa (145 sivua, 755kt):